Mutaties doorgeven

Het doorgeven van mutaties in je personeelsbestand kan eenvoudig via de digitale portal. Hiervoor dienen de zogenaamde ‘mutatieformulieren’. Hoe deze formulieren werken, wordt in dit hoofdstuk beschreven.

Wijzigingen in personeel

Zodra je hebt ingelogd kom je terecht op het startscherm van jouw account. In dit startscherm vindt je de zogenaamde ‘dashlet’ ‘Mutatieformulieren Indienen’:

Zoals hierboven te zien is zijn er een aantal standaardformulieren. Gaat een medewerker uit dienst, dan kies je vanzelfsprekend voor het mutatieformulier ‘medewerkers uitdienst’. Vervolgens opent een formulier waarin een aantal stappen doorlopen moeten worden. Zo spreken in onze ogen de mutatieformulieren voor zich.

Kom je hier niet uit, of zijn er zaken onduidelijk, aarzel dan niet om contact op te nemen met uw contactpersoon bij Sigma Personeelsdiensten.

Maandelijkse variabelen

Uiteraard ken je naast de standaard wijzigingen als een nieuwe medewerker, adreswijziging etc. ook variabele mutaties. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan gewerkte overuren, uit te betalen vergoedingen, of gewerkte uren van oproepkrachten. Deze mutaties geef je maandelijks aan ons door middels de zogenaamde ‘snelinvoer’. Deze snelinvoer vind je ook in de rij met mutatieformulieren:

Deze mutatieformulieren richten wij voor je op maat in. Zoals in bovenstaand  voorbeeld te zien is, kunnen wij ook meerdere mutatieformulieren aan je ter beschikking stellen, mocht dat wenselijk zijn. Door te klikken op een snelinvoer, opent deze pagina:

Bovenin pakt het systeem altijd de periode die verwerkt moet gaan worden. Is dit niet juist? Dan kun je dit aanpassen. Vervolgens vul je bij de medewerkers de te verwerken mutaties in. De kolommen richten wij op maat voor je in. Mis je een bepaald component om in te vullen? Neem contact op met jouw contactpersoon van Sigma Personeelsdiensten en wij vullen de snelinvoer voor je aan.

Tot slot klik je op verzenden en worden de mutaties doorgeschoten en zichtbaar gemaakt voor jouw salarisadministrateur. Je hebt ook de mogelijkheid om te kiezen voor ‘opslaan als concept’. Hier kun je het formulier opslaan en later openen voor verdere verwerking.

Opgeslagen of verzonden formulieren raadplegen

Uiteraard heb je de mogelijkheid om opgeslagen of verzonden mutaties weer te raadplegen. Onderaan de dashlet ‘Mutatieformulieren Indienen’ vind je de knop ‘meer…’. Als je hier op klikt, opent het volgende scherm:

Bovenaan vind je een aantal tabbladen waar je mutatieformulieren kunt raadplegen. Heb je een formulier na het invullen opgeslagen als concept? Dan vind je deze terug onder het tabblad ‘Opgeslagen’.

Heb je een formulier ingediend en is deze nog niet verwerkt door je salarisadministrateur? Dan staat deze in het tabblad ‘In afwachting’.

Heb je een formulier teruggestuurd gekregen van je salarisadministrateur omdat er iets niet klopt of duidelijk is? Dan vind je deze terug onder ‘te verbeteren’.

Wil je terugkijken wat je op eerdere momenten hebt doorgeven aan jouw salarisadministrateur, dan kun je reeds afgesloten formulieren terugvinden onder ‘afgesloten’.