Arbeidsovereenkomst nieuwe medewerker

Deze workflow kun je gebruiken wanneer je een contract wilt genereren voor een nieuwe medewerker. Idealiter onboard je de medewerker eerst via Hubbae. Vervolgens is het belangrijk dat je kijkt of de medewerker al een login heeft. Dit kun je bij de medewerker zelf zien in het dashlet ‘Medewerker login’. Indien de medewerker geen login heeft moet je deze eerst verstrekken. Kies hiervoor altijd voor de login met jullie bedrijfsnaam, vaak vermeld als ‘Medewerker *Bedrijfsnaam*’. Wanneer de medewerker in Nmbrs staat en een login verstrekt is, klik je op de workflow ‘Arbeidsovereenkomst nieuwe medewerker’. Onderstaand worden de stappen beschreven:

1. Wanneer je op de workflow klikt opent de pop-up dat je de workflow kunt starten. Bij toegewezen aan zie je aan wie deze workflow in eerste instantie toegewezen is. Als er ‘mij’ staat is de workflow aan jezelf toegewezen. Mocht dit niet juist zijn dan kun je de workflow aan iemand anders toewijzen. Zodra je dit gedaan hebt klik je op ‘Start’.

2. De workflow gaat nu lopen, je ziet een overzicht van de stappen die deze workflow bevat. De taken die aan jou toegewezen worden komen terug in ‘Mijn taken’ op je home scherm of bij het gele bolletje rechtsboven genaamd ‘Actions’. 

LET OP: rechtsboven zie je de huidige periode, bijvoorbeeld 2022-5-M. Dat betekent in dit geval mei 2022. Wanneer een medewerker in juni 2022 in dienst treedt dien je eerst de periode vooruit te zetten naar 2022-5-M. Wanneer je dit niet doet zullen niet alle gegevens ingelezen worden.

3. Door op het gele bolletje te klikken zie je welke taak er open staat. Als eerste is dit de taak om de werknemer een login te verstrekken. Nadat je dit gedaan hebt klik je op ‘gedaan’ en volgt de taak ‘controleer dienstverband, contract, functie en manager’. Deze taak is toegewezen om te controleren of alles correct ingevoerd is. Klik op ‘open’ om naar de betreffende velden te gaan. Mocht er iets onjuist staan dan kun je dit nu aanpassen. Wanneer alles goed staat klik je bij actions rechtsboven op ‘Gedaan’.

4. De taak ‘Controleer salaris gegevens’ verschijnt. Klik wederom op ‘Open’ om het ingevulde salaris te controleren. In Nmbrs hanteren we in principe alleen een bruto salaris fulltime of een bruto uurloon. Als het salaris juist is klik je op ‘Gedaan’.

5. De taak ‘Controleer het rooster’ verschijnt. Klik op ‘Open’ om het ingevoerde rooster te controleren. Het aantal uren is hier met name van belang, dit wordt ingelezen in het contract. Mochten de uren per dag onjuist zijn dan kun je dat ook gelijk aanpassen, dit is vooral belangrijk wanneer je ook gebruik maakt van de verlofmodule. Als het rooster correct is klik je op ‘Gedaan’.

6. De taak ‘Maak en stuur het contract naar de ondertekenaars’ verschijnt. Klik op stuur. Er opent nu een scherm waarin je een aantal gegevens moet invullen. Als eerste moet je een sjabloon kiezen of een document uploaden. Bij de sjablonen zijn er een aantal gereedgezet die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Kies het juiste sjabloon. Vervolgens kun je de titel aanpassen naar wens, hij pakt automatisch de titel van het sjabloon. Bij ‘Type’ kies je voor ‘Contract’. Bij ‘Map’ kies je voor ‘Dienstverband’. Het documentnummer is niet verplicht, evenals de geldigheidsdatums en de omschrijving. Bij de geldigheidsdatums kun je wel de datums van het contract invoeren, dan kun je het document later gemakkelijk terugvinden. Klik op ‘Volgende’ wanneer alle gegevens correct zijn ingevoerd.

7. Het document wordt nu gegenereerd. Middels het omgekeerde pijltje in het midden kun je het document nog als PDF bestand downloaden. Je kunt het ook gewoon doornemen in Nmbrs zelf. Controleer goed of alle gegevens gevuld zijn! Wanneer dit niet het geval is staat het nog tussen haakjes, bijvoorbeeld [Startdatum contract (Lang)]. De startdatum van het contract is in zo’n geval niet ingelezen. Dit kan ook voorkomen bij het salaris, de naam, geboortedatum etc. Wanneer alle gegevens correct zijn kun je de ondertekenaars bepalen.

Dit doe je door op ondertekenaar 1 te klikken en vervolgens een vakje te slepen bij ondertekenaar 1, zie onderstaande afbeelding. Let goed op of ondertekenaar 1 de werkgever of de werknemer is! Ditzelfde doe je voor ondertekenaar 2. Voor elke ondertekenaar kun je meerder vakjes selecteren. Als er nog een extra document is toegevoegd onder het contract, bijvoorbeeld een bedrijfsreglement of een document waarop moet worden getekend voor ontvangst van een sleutel, telefoon of laptop dan kan je hier een extra onderteken vak toevoegen. De medewerker moet eerst alle vakken tekenen voordat hij of zij akkoord kan gaan. Als voor beide partijen de vakken geselecteerd zijn wordt de ‘verzenden’ knop groen, het document kan nu ter ondertekening verstuurd worden.

8. Wanneer je zelf de eerste ondertekenaar bent zie je de taak ‘Teken het contract’ verschijnen nadat je het contract verstuurd hebt. Klik op ‘Teken’ om het document te ondertekenen. Dit doe je in het vakje wat je daarvoor geselecteerd hebt, dit is blauw. Nadat je getekend hebt klik je rechtsonder op ‘Ik ga akkoord’. Bovenin verschijnt vervolgens nog de vraag of je het zeker weet, wanneer je hier op ‘Ok’ klikt gaat het contract door naar de tweede ondertekenaar.

9. De tweede ondertekenaar, ervan uitgaande dat dit de medewerker is, ontvangt onderstaande e-mail:

10. Wanneer de medewerker op de blauwe link klikt, volgt hij of zij dezelfde stappen voor de ondertekening. 

11. Nadat de medewerker ondertekend heeft ontvang je een signaal dat het document door beide partijen is ondertekend. Het ligt nu vast bij de documenten van de medewerker. Deze kun je raadplegen door naar de betreffende medewerker te gaan en daar op het paperclipje te klikken, rechtsboven. De medewerker kan het document terugvinden als hij of zij inlogt via de webbrowser. Aan het document is ook een document toegevoegd waarin staat wie op welk moment ondertekend heeft. Er staat ook een unieke code in, hiermee is dit te achterhalen. Op deze wijze heeft de digitale ondertekening dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.