Ondertekening terugsturen - werkgever

Sinds december 2025 is het voor zowel de werkgever als de medewerker mogelijk om een document terug te sturen wanneer dit ter ondertekening wordt aangeboden.

Dit geldt alleen wanneer het document eerst door de klant of manager wordt ondertekend en daarna pas door de medewerker. In workflows waarin uitsluitend de medewerker hoeft te ondertekenen, is dit (nog) niet mogelijk.

Om deze optie te gebruiken hoeft er niets aangepast te worden; deze functionaliteit is standaard beschikbaar voor alle ondertekening-workflows.

Wanneer de workflow wordt gestart, moet er zoals gebruikelijk eerst een document worden gegenereerd en verstuurd.
Wanneer het document wordt verzonden, moet de klant of manager de eerste ondertekenaar zijn om gebruik te kunnen maken van deze optie. De verantwoordelijke voor deze taak krijgt bij het openen van de ondertekening het volgende scherm te zien:

Als er onjuistheden in het document staan, kan gekozen worden voor de knop ‘Terugsturen’. Het is hiervoor niet nodig om het document eerst te ondertekenen.

Wanneer het document wordt teruggestuurd, wordt altijd gevraagd om een toelichting. Zonder toelichting is het niet mogelijk om het document terug te sturen.
Als het document al is ondertekend voordat het wordt teruggestuurd, wordt de handtekening niet opgeslagen in het document.

Nadat de toelichting is ingevuld, kan met de knop ‘Terugsturen’ het document definitief worden teruggestuurd naar degene die het document heeft gegenereerd en verstuurd.

Hierna komt de stap weer terug bij de verantwoordelijke voor het genereren en versturen van het document.
Ben jij dit niet? Dan hoef je verder niets te doen. Zodra het document is aangepast, ontvang je het opnieuw via je taken op de gebruikelijke manier.

Ben jij wél de verantwoordelijke? Dan ontvang je het teruggestuurde document met toelichting in je takenlijst. Deze melding is te herkennen aan de toevoeging [v2], wat staat voor versie 2. Als het document meerdere keren wordt teruggestuurd, wordt dit v3, v4, enzovoort.