Met HR Workflows kun je het aanmaken van een medewerkerlogin automatiseren. Zodra de workflow de betreffende taak bereikt, wordt de medewerkerlogin automatisch aangemaakt op basis van een geselecteerde user template.
Binnen de HR Workflow-instellingen kun je deze automatisering inschakelen. Standaard staat deze functionaliteit uit, zodat je zelf bepaalt of je hiervan gebruik wilt maken. Dit voorkomt handmatige acties binnen het onboardingproces en zorgt ervoor dat medewerkers sneller toegang kunnen krijgen tot hun omgeving.
Hoe werkt de automatisering?
Wanneer een workflow wordt gestart, wacht het systeem totdat de voorgaande workflowstap is afgerond. Zodra de taak voor het aanmaken van de medewerkerlogin aan de beurt is, wordt de automatisering gestart.
Tijdens de verwerking krijgt de taak de status In behandeling. Na een succesvolle uitvoering verandert de status automatisch naar Voltooid en wordt de volgende stap in de workflow gestart.
Automatische taken zijn herkenbaar aan het ⚡-icoon.
Wanneer kan een medewerkerlogin niet automatisch worden aangemaakt?
Voor het automatisch aanmaken van een login moeten alle vereiste gegevens aanwezig zijn.
De automatisering kan niet worden uitgevoerd wanneer:
- De voornaam ontbreekt.
- De achternaam ontbreekt.
- Er geen e-mailadres beschikbaar is.
Voor het aanmaken van de login gebruikt het systeem eerst het zakelijke e-mailadres. Wanneer dit niet beschikbaar is, wordt het privé e-mailadres gebruikt.
Wanneer de login niet automatisch kan worden aangemaakt, wordt de taak automatisch omgezet naar een handmatige taak. De toegewezen gebruiker ontvangt hiervan een melding zodat de medewerkerlogin alsnog kan worden aangemaakt.
Veelgestelde vragen
Kan ik meerdere user templates gebruiken binnen één workflow?
Nee. Per HR Workflow kan slechts één user template worden geselecteerd. Wanneer verschillende groepen medewerkers gebruikmaken van verschillende user templates, dient voor iedere user template een aparte workflow te worden ingericht.
Welke user templates worden getoond?
Op dit moment worden alleen user templates getoond die zijn aangemaakt op het hoogste niveau.
Wat gebeurt er als de automatisering mislukt?
De taak wordt automatisch omgezet naar een handmatige taak. De toegewezen gebruiker ontvangt hiervan een melding zodat de medewerkerlogin alsnog kan worden aangemaakt.
Hoe snel wordt een login aangemaakt?
Nadat de voorgaande workflowtaak is afgerond, wordt de automatisering automatisch gestart. De login wordt vervolgens binnen maximaal twee minuten aangemaakt.
Heeft de medewerker direct toegang na het aanmaken van de login?
Nee. De medewerker moet eerst de ontvangen uitnodiging accepteren en het account activeren. Pas daarna verandert de status naar 'Actieve login'.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.